Allgemeine Datenschutzmitteilung für Geschäftspartner

Der Schutz personenbezogener Daten unserer Geschäftspartner (wie zB Kunden, Lieferanten, von uns beauftragte Werkunternehmer und Dienstleister) ist der EDRO Specialty Steels GmbH (in weiterer Folge „wir“ oder „uns“) sehr wichtig. Wir sind dazu verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen zu verarbeiten und nehmen diese Verpflichtung sehr ernst. Gleiches erwarten wir auch von unseren Geschäftspartnern.

Im Zuge unseres Geschäftsverhältnisses mit Ihnen ist es unerlässlich, dass wir Ihre personenbezogenen Daten (in weiterer Folge „Daten“) bzw. die Daten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verarbeiten. Hierbei beachten wir die anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz, rechtmäßigen Umgang und zur Geheimhaltung von Daten sowie zur Datensicherheit, insbesondere die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (“DSGVO”) sowie die geltenden nationalen Datenschutzregelungen.

Diese Datenschutzmitteilung informiert Sie über die Art, den Umfang und die Zwecke der Erhebung und Verwendung Ihrer Daten sowie der Daten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch uns im Rahmen unseres Geschäftsverhältnisses.

1        Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlich für die nachfolgend angeführten Datenverarbeitungen ist

EDRO Specialty Steels GmbH

Industriestraße 5c, 77767 Appenweier, Deutschland

2        Was sind personenbezogene Daten?

Unter „personenbezogene Daten“ sind alle Informationen zu verstehen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (zB Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Firmenzugehörigkeit).

3        Verarbeitung von Daten im Rahmen des Geschäftsverhältnisses

3.1         Kommunikation und Korrespondenz mit (potenziellen) Geschäftspartnern

Zweck: Im Rahmen der Kommunikation und Korrespondenz mit Ihnen als (potenzieller) Geschäftspartner verarbeiten wir Ihre Daten, um Anfragen zu Produkten, Dienstleistungen und Projekten zu bearbeiten sowie entsprechenden Support anbieten zu können. Wir verarbeiten aber auch dann Ihre Daten, wenn wir von Ihnen Informationen zu Ihren Produkten oder Dienstleistungen (zB als Lieferant, Beratungsunternehmen oder Handwerker) einholen.

Datenkategorien: Personenstammdaten (z. B. Name, Anrede, Sprache), berufliche Kontaktdaten (zB Anschrift, E-Mailadresse, Telefonnummer), Dokumentation von Terminen und Vereinbarungen (zB Telefonprotokolle, Aktenvermerke, Besuchsberichte); Korrespondenzdaten (E-Mails, Briefverkehr, Austausch über Kollaborationsplattformen), Allgemeine Daten zur Geschäftsbeziehung (zB Anfragen zu diversen Produkten)

Rechtsgrundlagen: Art 6 Abs 1 lit f DSGVO – berechtigte Interessen: Kommunikation und Korrespondenz, um Ihre geschäftlichen Anfragen bearbeiten und beantworten zu können.

Speicherdauer: Wir speichern Ihre Daten bis zur Erfüllung des Zwecks. Nach Erfüllung des Zwecks werden Ihre Daten nur noch gespeichert, sofern eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht hierfür besteht oder ein anderer wesentlicher Grund zur weiteren Aufbewahrung angeführt werden kann. Dies kann etwa dann der Fall sein, wenn wir Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung, Verteidigung, aber auch Abwehr von Rechtsansprüchen benötigen.

Empfängerkategorien: Gegebenenfalls werden Ihre Daten – unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben – an andere voestalpine Konzerngesellschaften (www.voestalpine.com/standorte) übermittelt. Im Rahmen der Kommunikation und Korrespondenz können je nach Art der gewählten Kontaktaufnahme Ihre Daten auch an Auftragsverarbeiter (IT-Dienstleister) übermittelt werden.

3.2         Anbahnung, Abwicklung und Verwaltung von Geschäftsabschlüssen

Zweck: Wir verarbeiten Ihre Daten zur Anbahnung, Abwicklung und Verwaltung von Geschäftsabschlüssen. Dazu gehören insbesondere die Abwicklung von Bestellungen sowie deren Abrechnung, die dazugehörige (gesetzlich vorgeschriebene) Buchhaltung, Rechnungslegung und Bilanzierung sowie die Auslieferung der Ware und die vereinbarte Vornahme von Wartungstätigkeiten oder sonstigen vereinbarten Dienstleistungen. Zudem verarbeiten wir Ihre Daten auch zum Zweck der Abwicklung von Reklamationen sowie für unser Mahnwesen.

Datenkategorien: Personenstammdaten (zB Name, Anrede, Sprache), berufliche Kontaktdaten (zB Anschrift, Telefonnummer, Telefax), organisatorische Zuordnung (zB berufliche Position, Vertretungsbefugnis), Daten zur Firma (zB Firmenname, Firmenbuchnummer, Branche, Bonitätsdaten), allgemeine Daten zur Geschäftsbeziehung (zB Angaben zum angebotenen Produkt, Umsatzdaten, Abrechnungsdaten Leistungsbedingungen, Abwicklung von Reklamationen), Bankdaten (zB Bankverbindungen, Kontonummer, Belegdaten), Vertragsdaten (zB abgeschlossene Verträge, Vertragsentwürfe und Angebote sowie dazugehörige Korrespondenz), Steuerdaten (zB Umsatzsteuer, andere Steuernummern), Korrespondenzdaten (zB E-Mails, Chatverläufe), Dokumentation von Terminen und Vereinbarungen (zB Telefonprotokolle, Aktenvermerke)

Rechtsgrundlagen:

• Art 6 Abs 1 lit b DSGVO – Vertragserfüllung und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen: sofern es sich beim Geschäftspartner um eine natürliche Person handelt.
• Art 6 Abs 1 lit f DSGVO – berechtigte Interessen: handelt es sich beim Geschäftspartner nicht um eine natürliche Person, so verarbeiten wir die erhaltenen Daten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Geschäftspartners zum Zwecke der Vertragserfüllung mit dem Geschäftspartner.
• Art 6 Abs 1 lit c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen: wie zB aufsichtsrechtliche Vorgaben sowie steuer- und unternehmensrechtliche Dokumentationspflichten.

Speicherdauer: Wir speichern Ihre Daten bis zur Erfüllung des Zwecks. Nach Erfüllung des Zwecks werden Ihre Daten nur noch gespeichert, sofern eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht hierfür besteht oder ein anderer wesentlicher Grund zur weiteren Aufbewahrung angeführt werden kann. Dies kann etwa dann der Fall sein, wenn wir Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung, Verteidigung, aber auch Abwehr von Rechtsansprüchen benötigen.

Empfängerkategorien: Gegebenenfalls werden Ihre Daten – unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben – an andere voestalpine Konzerngesellschaften (www.voestalpine.com/standorte) übermittelt. Auch werden die zu diesem Zweck erhobenen Daten gegebenenfalls an sonstige Geschäftspartner (wie beispielsweise Versand- bzw. Logistikpartner für die Durchführung und Abwicklung von Bestellungen), aber auch an Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Kreditauskunfteien, staatliche Behörden (zB Finanzamt) und im Falle eines Rechtsstreites auch an Gerichte, Verwaltungsbehörden und Rechtsvertreter übermittelt.

3.3         Pflege der Geschäftsbeziehung

Zweck: Um die Geschäftsbeziehung mit Ihnen als Geschäftspartner zu pflegen und aufrechtzuerhalten, vereinbaren wir mit Ihnen Kundenbesuche, führen von Zeit zu Zeit Kunden- und Lieferantenbefragungen, Marketingkampagnen, Gewinnspiele, Wettbewerbe sowie ähnliche Aktivitäten und Veranstaltungen durch und bieten Ihnen auch Fortbildungen und spezielle Schulungen für Geschäftspartner an. Zu diesem Zweck verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Vertragserfüllung hinaus in einem Kunden-/Lieferantenmanagementsystem oder in einem vergleichbaren bzw diesem Zweck dienenden EDV-System.

Datenkategorien: Personenstammdaten (zB Name, Anrede, Sprache), berufliche Kontaktdaten (zB Anschrift, Telefonnummer, Telefax), organisatorische Zuordnung (zB berufliche Position, Vertretungsbefugnis), Daten zur Firma (Firmenname, Firmenbuchnummer, Branche), allgemeine Daten zur Geschäftsbeziehung (zB Angaben zum angebotenen Produkt, Umsatzdaten, Kaufkraftklassifizierung, Kaufverhalten und Nachfrageinteressen, Teilnahme an Marketingkampagnen), Korrespondenzdaten (zB E-Mail-Inhalte, Kommentare auf Portalen, Antworten auf schriftliche Kunden- und Lieferantenbefragungen), Dokumentation von Terminen und Vereinbarungen (zB Besuchsberichte, Antworten bei telefonischen Umfragen), Daten zur Schulungsteilnahme (zB Zertifikate, Schulungsinhalte)

Rechtsgrundlagen:

• Art 6 Abs 1 lit a DSGVO – Einwilligung: Teilnahme an Gewinnspielen, Schulungen, Kunden- und Lieferantenbefragungen
• Art 6 Abs 1 lit f DSGVO – berechtigte Interessen: Führung eines Kunden-/Lieferantenmanagementsystems zur Aufrechterhaltung und Pflege der Geschäftsbeziehung; Verarbeitung Ihrer Rückmeldungen zu unserer Geschäftsbeziehung

Speicherdauer: Wir speichern Ihre Daten bis zur Erfüllung des Zwecks. Nach Erfüllung des Zwecks werden Ihre Daten nur noch gespeichert, sofern eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht hierfür besteht oder ein anderer wesentlicher Grund zur weiteren Aufbewahrung angeführt werden kann. Dies kann etwa dann der Fall sein, wenn wir Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung, Verteidigung, aber auch Abwehr von Rechtsansprüchen benötigen.

Empfängerkategorien: Gegebenenfalls werden Ihre Daten – unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben – an andere voestalpine Konzerngesellschaften (www.voestalpine.com/standorte) übermittelt. Zudem übermitteln wir Ihre Daten gegebenenfalls an Auftragsverarbeiter (zB IT-Dienstleister für Kunden-/Lieferantenmanagementsystem, Umfragetools) und für die Abhaltung von Schulungen oder sonstigen Veranstaltungen benötigte Dritte (zB Seminarveranstalter, Trainer).

3.4         Einhaltung von gesetzlichen Verpflichtungen und Compliance-Vorgaben (insbesondere Abgleich von Sanktionslisten)

Zweck: Die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (wie etwa Vorgaben aus dem Datenschutz-, Export- oder Kartellrecht), die Überprüfung der Einhaltung vereinbarter voestalpine-Richtlinien (insbesondere im Bereich Compliance), aber auch der Abgleich von Geschäftskontaktdaten auf Übereinstimmungen mit Namen, die auf Sanktionslisten vermerkt sind, kann es notwendig machen, dass Ihre personenbezogenen Daten zu diesen Zwecken verarbeitet werden.

Datenkategorien: Personenstammdaten (zB Name, Nationalität), berufliche Kontaktdaten (zB Anschrift, E-Mailadresse); Daten, die auf einen Verstoß gegen eine Compliance-Vorgabe oder eine gesetzliche Verpflichtung hinweisen oder diese belegen.

Rechtsgrundlage:

• Art 6 Abs 1 lit c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
• Art 6 Abs 1 lit f DSGVO – berechtigte Interessen: Aufdeckung von Verstößen gegen Compliance-Vorgaben sowie die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung daraus resultierender Rechtsansprüche; Einhaltung von Verbotsnormen (insbesondere Sanktionslisten, um hohe Bußgelder zu vermeiden).

Speicherdauer: Wir speichern Ihre Daten bis zur Erfüllung des Zwecks. Nach Erfüllung des Zwecks werden Ihre Daten nur noch gespeichert, sofern eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht hierfür besteht oder ein anderer wesentlicher Grund zur weiteren Aufbewahrung angeführt werden kann. Dies kann etwa dann der Fall sein, wenn wir Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung, Verteidigung, aber auch Abwehr von Rechtsansprüchen benötigen.

Empfängerkategorien: Auftragsverarbeiter (IT-Dienstleister); gegebenenfalls werden die zu diesem Zweck erhobenen Daten auch an Gerichte, Verwaltungsbehörden und Rechtsvertreter übermittelt.

4        Internationale Datenübermittlung

Der Komplexität heutiger Datenverarbeitungsprozesse ist es geschuldet, dass wir Auftragsverarbeiter mit der Verarbeitung Ihrer Daten beauftragen. Dabei bedienen wir uns soweit möglich nur solcher Auftragsverarbeiter, die ihren Sitz innerhalb der Europäischen Union bzw. innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums haben und somit der DSGVO unterliegen.

Es kann aber ausnahmsweise vorkommen, dass wir Daten in Drittländer (dh außerhalb der Europäischen Union bzw des Europäischen Wirtschaftsraums) übermitteln und dort verarbeiten lassen. Wenn wir Daten in Drittländer übermitteln, dann findet die Übermittlung ausschließlich unter Einhaltung der gesetzlich geregelten Zulässigkeitsvoraussetzungen statt (insbesondere Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission, Abschluss von Standarddatenschutzklauseln inklusive – sofern erforderlich – zusätzlicher Vereinbarung von weiteren technischen und organisatorischen sowie vertraglichen Maßnahmen). Bei Vorliegen einer Übermittlung Ihrer Daten in ein Drittland besteht die Möglichkeit, eine Kopie der geeigneten oder angemessenen Garantien bei unserer Datenschutzorganisation anzufragen.

5        Betroffenenrechte und Beschwerdemöglichkeit

• Gemäß Art 15 DSGVO haben Sie das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten vom Verantwortlichen verarbeitet werden und das Recht auf Auskunft über diese Daten.
• Gemäß Art 16 DSGVO haben Sie das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger Daten und/oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
• Gemäß Art 17 DSGVO haben Sie das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten.
• Gemäß Art 18 DSGVO haben Sie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung.
• Gemäß Art 20 DSGVO haben Sie ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
• Gemäß Art 21 DSGVO haben Sie ein Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung.
• Erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis Ihrer Einwilligung, so besteht das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der auf Grund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
• Letztlich haben Sie die Möglichkeit, Beschwerde bei der für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde zu erheben.

6        Kontaktdaten

Für Fragen zum Thema Datenschutz sowie zur Geltendmachung Ihrer zuvor genannten Rechte, erreichen Sie unsere Datenschutzorganisation per Mail unter datenschutz@edro.com oder auf dem Postweg unter EDRO Specialty Steels GmbH Industriestraße 5c, 77767 Appenweier mit dem Betreff „Datenschutz“.

Teile dieser Datenschutzmitteilung können von uns aus technischen oder rechtlichen Gründen geändert oder aktualisiert werden, ohne dass Sie vorher von uns benachrichtigt werden. Bitte überprüfen Sie jeweils die aktuelle Datenschutzmitteilung, um bei möglichen Änderungen oder Aktualisierungen auf dem neusten Stand zu sein.on Zeit zu Zeit angepasst. Das Datum der letzten Aktualisierung finden Sie in der Fußzeile.